Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ (Hoa Kỳ) – Thủ tục và Dịch vụ

Hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ (Hoa Kỳ) đối với giấy tờ Việt Nam mang sang Mỹ sử dụng và giấy tờ Mỹ mang sang Việt Nam sử dụng. Cần hỗ trợ dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ, gọi cho chúng tôi ngay theo số hotline 0946.583.583.

Khi bạn mang bất kỳ giấy tờ nào do Việt Nam cấp sang Mỹ sử dụng, hay bất kỳ giấy tờ nào do Mỹ cấp sang Việt Nam sử dụng, bạn cũng cần thực hiện một thủ tục hành chính được gọi là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự theo quy định. Nếu không, bạn sẽ không thể sử dụng giấy tờ đó.

Trong bài viết này, Vietnam-visa sẽ giới thiệu tới bạn toàn bộ thông tin liên quan đến việc chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ đối với từng loại giấy tờ cụ thể. Chúng tôi sẽ trình bày rõ ràng tới bạn:

• Chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là gì?
• Làm chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ ở đâu?
• Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Mỹ
• Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Mỹ để sử dụng tại Việt Nam
• Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trọn gói uy tín

1. Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự Mỹ là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự Mỹ là hai khâu bắt buộc trong quá trình hợp thức giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ và ngược lại.

Như vậy, nếu xét về giấy tờ do Mỹ cấp được mang sang Việt Nam sử dụng, thì:

• Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Mỹ chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu đóng trên giấy tờ của Mỹ, và
• Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu chứng nhận lãnh sự được thực hiện ở trên. Từ đó, giấy tờ Mỹ có thể được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Còn nếu xét về giấy tờ do Việt Nam cấp được mang sang Mỹ sử dụng, thì:

•  Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu đóng trên giấy tờ do Việt Nam cấp, và
• Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Mỹ chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu chứng nhận lãnh sự được thực hiện ở trên. Su đó, giấy tờ của Việt Nam có thể được sử dụng hợp pháp tại Mỹ.

2. Làm hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ, chứng nhận lãnh sự Mỹ ở đâu?

Khi đi làm hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ, bạn cần lưu ý như sau:

• Giấy tờ do Việt Nam cấp để mang sang Mỹ sử dụng sẽ được hợp pháp hóa lãnh sự hoàn toàn tại Việt Nam,
• Giấy tờ do Mỹ cấp cho công dân Mỹ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ hoặc Việt Nam
• Giấy tờ do Mỹ cấp cho người không phải là công dân Mỹ sẽ được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ đối với giấy tờ Việt Nam mang sang Mỹ sử dụng

Tất cả các giấy tờ của Việt Nam cấp sẽ được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam trước khi mang sang Mỹ sử dụng theo quy trình 3 bước như sau:

👉 Bước 1: Dịch thuật công chứng

Đầu tiên, bạn mang giấy tờ, văn bản liên quan đến văn phòng công chứng nhà nước hoặc Phòng tư pháp để dịch thuật công chứng sang tiếng Anh.

Lưu ý, nếu bạn công chứng ở phòng công chứng, bạn phải đảm bảo phòng công chứng này đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:

• Chữ ký của công chứng viên đã được đăng ký với Bộ Ngoại giao Việt Nam;
• Con dấu chính thức của văn phòng công chứng đã được đăng ký với Bộ Ngoại giao Việt Nam.

👉Bước 2: Xin tem chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Đầu tiên, bạn cần hoàn thành tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc khai tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online và in ra để nộp cùng bộ hồ sơ. Xem hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại đây.

Sau đó, bạn chuẩn bị bộ giấy tờ như sau kèm cùng tờ khai:

• Bản gốc + 01 bản photo giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự;
• Bản gốc + 01 bản photo bản dịch thuật công chứng;
• ●        Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Ngoại vụ TP HCM hoặc Cục Lãnh sự Hà Nội; HOẶC 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

 Tiếp theo, bạn nộp hồ sơ để được chứng nhận lãnh sự tại một trong các địa chỉ sau:

Cục lãnh sự Hà Nội	Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh
✔Địa chỉ: 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội	✔Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Phí chứng nhận lành sự là 30.000 đồng/tem.

Thời gian chứng nhận lãnh sự thường là:

• 01 ngày nếu tài liệu dưới 10 trang,
• 05 ngày nếu tài liệu trên 10 trang,
• Lâu hơn nếu cần xác minh thêm,

👉Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Bước này sẽ được thực hiện tại Đại sứ quán Mỹ (Hoa Kỳ) tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Mỹ (Hoa Kỳ) tại thành phố Hồ Chí Minh có địa chỉ như sau:

Đại sứ quán Mỹ tại Hà Nội	Tổng lãnh sự quán Mỹ tại thành phố Hồ Chí Minh
✔Số 7 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội ✔ĐT: +84-24-3850-5000 ✔Fax: +84-24-3850-5010	✔Địa chỉ: Số 4 Lê Duẩn, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh ✔Giờ làm việc: từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, Thứ Hai đến Thứ Sáu. ✔ĐT: +84-28-3520-4200

Để hoàn tất bước này, bạn cần thực hiện quy trình sau:

• Đầu tiên, bạn vào đây để đặt lịch hẹn online, chọn Vietnam trong trường Consulate/Embassy Country và chọn Hanoi, hoặc Ho Chi Minh City trong trường Consulate/Embassy City. Sau đó, bạn chọn Make appointment, rồi chọn “Request notarial and other services listed above” để đi vào trang đặt lịch hẹn. Khi đó, sẽ có lịch hẹn mở ra, bạn chọn những ngày bôi màu vàng. Nếu không có thì bạn nên thường xuyên quay lại kiểm tra lịch trống vì lịch hẹn thường được mở trước khoảng 2 tuần.
• Sau khi có xác nhận lịch hẹn, bạn cần in trang xác nhận lịch hẹn ra và đến văn phòng Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ đã đặt lịch hẹn. Khi đến, bạn cần mang theo các giấy tờ sau:
  • Bản gốc giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao chứng nhận,
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân có dán ảnh để nhận dạng.
• Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ là 30 phút đến 1 tiếng.

Lưu ý:

• Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ là 50 USD/tem
• Thanh toán phí pháp hóa lãnh sự Mỹ bằng tiền USD, VND hoặc bằng các loại thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ thanh toán bằng đô la Mỹ như sau:  Visa, MasterCard, Discover và American Express.
• Không thanh toán bằng ngân phiếu.
• Chỉ chấp nhận những đồng tiền mặt trong tình trạng tốt.
• Trong trường hợp cần đặt lịch hẹn khẩn, bạn cần thực hiện:
  • đặt một cuộc hẹn trực tuyến như bình thường;
  • hoàn thành Mẫu đơn Trực tuyến để yêu cầu xin lịch hẹn khẩn và cung cấp đầy đủ:
    • lý do tại sao trường hợp của quý vị lại là trường hợp vô cùng khẩn cấp và quý vị phải xin lịch hẹn sớm hơn,
    • ngày giờ cuộc hẹn mà quý vị đã đặt và ngày giờ cuộc hẹn mà quý vị muốn có nếu yêu cầu xin lịch hẹn khẩn được chấp thuận,
    • đính kèm giấy tờ bằng chứng thể hiện tình trạng khẩn cấp của quý vị hoặc lời giải thích rõ ràng tại sao một cuộc hẹn sớm hơn lại có thể giúp quý vị giải quyết được tình huống khẩn cấp của mình.
• Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Mỹ không chấp nhận nộp theo diện ủy quyền, tức là chủ hồ sơ phải tự lên nộp hồ sơ.

Trên đây là toàn bộ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ đối với giấy tờ của Việt Nam. Nếu bạn cần được tư vấn, hãy gọi cho chúng tôi ngay theo hotline/zalo/viber/whatsapp +84.946.583.583. Nếu bạn cần dịch vụ, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn dịch thuật công chứng giấy tờ, xin tem chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam và đặt lịch hẹn với ĐSQ/TLSQ Mỹ.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Mỹ để sử dụng tại Việt Nam

Dưới đây là trọn bộ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ Mỹ để mang sang Việt Nam sử dụng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cả cách thực hiện tại Mỹ và tại Việt Nam.

4.1 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ tại Mỹ

Quy trình này áp dụng với mọi loại giấy tờ do Mỹ cấp để mang sang Việt Nam sử dụng. Quy trình này gồm 3 bước như sau:

👉Bước 1: Công chứng/chứng thực

Trong bước này, bạn cần thực hiện như sau:

• Mang giấy tờ đến văn phòng công chứng để công chứng để công chứng. Trên giấy công chứng phải ghi rõ “true certified copy”.
• Sau đó:
  • Nếu công chứng viên công chứng giấy tờ của bạn được cấp phép hành nghề thông qua quận, bạn cần xin xác nhận của lục sự tòa (court clerk) tại quận nơi công chứng viên hành nghề công chứng, sau đó xin xác nhận của Văn phòng Đổng Lý tiểu bang (Secretary of State – State level) nơi công chứng giấy tờ.
  • Nếu công chứng viên công chứng giấy tờ của bạn được cấp phép hành nghề thông qua Tiểu bang, bạn chỉ cần mang tài liệu đó đến Văn phòng đổng lý tiểu bang (Secretary of State – State level) nơi công chứng giấy tờ.

Lưu ý:

• Trường hợp cần xin chứng nhận của cả Lục sự tòa và Văn phòng Đổng lý tiểu bang thì ngày thực hiện chứng nhận của Lục sự tòa phải trước ngày chứng nhận của Văn phòng Đổng lý tiểu bang.
• KHÔNG cần công chứng các giấy tờ như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, chứng nhận ly hôn, chứng tử, và các giấy tờ do liên bang cấp, mà chỉ cần mang lên Văn phòng đổng lý tiểu bang nơi cấp để chứng nhận.

👉Bước 2: Chứng nhận lãnh sự Mỹ

Bạn sẽ nộp hồ sơ xin chứng nhận Mỹ qua đường bưu điện. Quy trình cụ thể như sau:

Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Yêu cầu chứng nhận lãnh sự mẫu DS-4194 , nêu rõ Việt Nam là nước sử dụng giấy tờ tại Mục 4.
• Bản gốc giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự đã được công chứng và chứng thực tại bước 1.
• Phí chứng nhận lãnh sự Mỹ 20 USD/giấy tờ
• 01 phong bì có dán tem, đã trả phí chuyển phát kết quả, có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận để  nhận kết quả qua bưu điện

Sau đó, bạn gửi hồ sơ đến Văn phòng Công chứng (Office of Authentication) thuộc Bộ Ngoai giao theo địa chỉ:

• Office of Authentications, U.S. Department of State
• CA/PPT/S/TO/AUT
• 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206, Sterling, VA  20166-1206

Thời gian xử lý hiện tại là 5 – 6 tuần kể từ ngày Văn phòng công chứng nhận được hồ sơ.

Cần xin chứng nhận lãnh sự gấp?

Trong trường hợp bạn cần chứng nhận gấp, bạn có thể đặt lịch hẹn qua số điện thoại 202-485-8000. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể đặt lịch hẹn khẩn nếu có giấy tờ chứng minh ông/bà/bố/mẹ/người bảo hộ hợp pháp/vợ/chồng/con/anh/chị/em tại Việt Nam vừa qua đời hoặc đang ốm nặng và bạn cần sang Việt nam trong vòng 72 giờ (3 ngày làm việc). Giấy tờ này phải được lập bằng tiếng Anh hoặc được Biên dịch viên chuyên nghiệp dịch sang tiếng Anh.

Trong trường hợp này, bạn sẽ nộp các giấy tờ dưới đây trực tiếp tại Văn phòng công chứng:

• Giấy tờ chứng minh trường hợp khẩn,
• Xác nhận đặt vé (trong vòng 48 giờ)
• Yêu cầu chứng nhận lãnh sự mẫu DS-4194 , nêu rõ Việt Nam là nước sử dụng giấy tờ tại Mục 4.
• Bản gốc giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự đã được công chứng và chứng thực tại bước 1.
• Phí chứng nhận lãnh sự Mỹ 20 USD/giấy tờ

👉Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Hoa Kỳ

Trong bước này, đầu tiên, bạn sẽ chuẩn bị:

• Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ (tải tại đây);
• Giấy tờ cần mang sang Việt Nam sử dụng, đã được công chứng, chứng thực và chứng nhận lãnh sự đầy đủ theo 2 bước nêu trên;
• Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự trả bằng MONEY ORDER, CASHIER’S CHECK;
• bì thư gửi trả đã gửi tiền cước phí bưu điện và ghi rõ địa chỉ của người nhận nếu muốn nhận kết quả qua đường bưu điện.

Sau đó, bạn sẽ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến một trong các địa chỉ sau:

Phòng Lãnh sự, Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ	Bộ phận Hợp pháp hóa của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hoa Kỳ
✔Địa chỉ: 1233 20th St NW, Ste 400, Washington, DC 20036 ✔Giờ làm việc: 9:00– 12:00 và 14:30 – 16:30, Thứ Hai ~Thứ Sáu ✔ĐT: 202-861-0737 ✔Email: [email protected] ✔Thời gian xử lý: thường: 5 – 7 ngày làm việc; khẩn: 2 – 3 ngày làm việc	✔Địa chỉ: 1700 California Street, Suite 580, San Francisco, CA 94109 ✔Giờ làm việc: 8:30– 12:00 và 14:30 – 16:30, Thứ Hai ~ Thứ Sáu ✔ĐT: +1 415 922 1707 ; 415 922 0707; 415 922 1238; ✔Email: [email protected] ✔Thời gian xử lý: thường: 5 – 7 ngày làm việc; khẩn: 1 ngày làm việc

Sau đó, bạn dịch thuật công chứng giấy tờ này sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy, Vietnam-visa đã vừa hướng dẫn bạn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Mỹ cấp để sử dụng tại Việt Nam, áp dụng với mọi loại giấy tờ của Mỹ và thủ tục bắt buộc nếu đây là giấy tờ của Mỹ cấp cho người không phải công dân Mỹ.

Bây giờ, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện thủ tục thứ 2 đối với giấy tờ của Mỹ cấp cho công dân Mỹ.

4.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ tại Việt Nam

Quy trình này chỉ áp dụng đối với các giấy tờ của Mỹ cấp cho công dân Mỹ, và được thực hiện như sau:

👉Bước 1: Tuyên thệ tại ĐSQ/TLSQ Hoa Kỳ tại Việt Nam

Bạn tiến hành đặt lịch hẹn như bước 2 trong phần 3 – Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Sau đó, chủ hồ sơ bắt buộc phải tự mang hồ sơ lên Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ để tuyên thệ để được cấp tem tuyên thệ.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam

Chủ giấy tờ/bạn (với tư cách là người được ủy quyền) có thể mang hồ sơ theo quy định lên Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh để được dán tem hợp pháp hóa lãnh sự.

Sau đó, bạn mang giấy tờ đó đi dịch thuật công chứng sang tiếng Anh để có thể sử dụng tại Việt Nam.

Trong trường hợp bạn có giấy tờ Mỹ đang cần sử dụng tại Việt Nam, chúng tôi hoàn toàn có thể hỗ trợ.

5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trọn gói, uy tín

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là một quá trình phức tạp. Nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm, vấn đề này chắc chắn sẽ khiến bạn đau đầu.

Để tiết kiệm thời gian, công sức, thậm chí là tiền bạc cho chính bản thân, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ của Vietnam-visa.com.

Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Vietnam-visa là LỰA CHỌN NHANH & AN TOÀN NHẤT nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ.

Vietnam-visa cung cấp các dịch vụ trọn gói và theo nhu cầu như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ để sử dụng tại Việt Nam	Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Mỹ
✔️ Công chứng/chứng thực ✔️ Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của Mỹ; HOẶC  Đặt lịch hẹn với ĐSQ/TLSQ Mỹ tại Việt Nam ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng	✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Đặt lịch hẹn với ĐSQ/TLSQ Mỹ tại Việt Nam

Giấy tờ thường được Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ dịch vụ

Giấy tờ thương mại	Giấy tờ cá nhân
✔️Giấy chứng nhận đầu tư, ✔️Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp, ✔️Điều lệ công ty, ✔️Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ✔️Quyết định bổ nhiệm, ✔️Chứng nhận xuất xứ, ✔️Chứng nhận chất lượng ✔️Chứng nhận y tế, ✔️Hợp đồng, thỏa thuận, ✔️Báo cáo tài chính, ✔️ Hóa đơn thương mại ✔️…	✔️Giấy khai sinh, ✔️Giấy đăng ký kết hôn, ✔️Giấy chứng tử, ✔️Giấy Ly hôn, ✔️Giấy chứng nhận độc thân, ✔️Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm, ✔️Lý lịch tư pháp, ✔️Giấy khám sức khỏe, ✔️Xác nhận kinh nghiệm, ✔️Giấy ủy quyền, ✔️Quyết định của Tòa án, ✔️…..

Vietnam-visa cam kết:

• Tư vấn chính xác thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ
• Cập nhập nhanh chóng các thông tin về tiến độ, quy trình làm việc của các cơ quan chức năng
• Tối ưu thời gian và chi phí làm việc
• Đảm bảo tính chính xác, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng
• Cam kết bảo mật hoàn toàn thông tin khách hàng.

Hãy liên hệ Vietnam-visa để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ:

• Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà Vinaconex 9, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Phòng 403, Tòa nhà Win home, 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Quận Phú nhuận, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 0946 583 583 (có thể liên hệ cả kênh WhatsApp, Viber, Zalo)
• Email: [email protected]