Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan – Thủ tục và dịch vụ

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan/chứng nhận lãnh sự Hà Lan đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Hà Lan hoặc giấy tờ Hà Lan sử dụng tại Việt Nam.

• Bạn là du học sinh Việt Nam tại Hà Lan,
• Bạn đang sinh sống và làm việc tại Hà Lan,
• Công ty bạn đang xuất khẩu hàng hóa sang Hà Lan,
• Bạn đang chuẩn bị kết hôn với người Hà Lan tại Hà Lan,
• Công ty bạn đang có hạng mục đầu tư tại Hà Lan

Hoặc

• Bạn có người quen là người Hà Lan đang sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Việt Nam,
• Bạn là cán bộ nhân sự của công ty đang cần thực hiện các thủ tục xin giấy phép lao động cho nhân viên người Hà Lan,
• Công ty bạn đang nhập khẩu hàng hóa từ Việt Nam,
• Bạn đang chuẩn bị thủ tục kết hôn với người Hà Lan tại Việt Nam,
• …

Bạn chắc chắn sẽ cần sử dụng giấy tờ do Việt nam cấp hoặc Hà Lan cấp tại nước còn lại. Vậy thủ tục bạn cần thực hiện là gì? Vietnam-visa sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z ngay trong bài viết này.

1. Làm thế nào để sử dụng giấy tờ của Việt Nam tại Hà Lan?

Để sử dụng giấy tờ của Việt Nam tại Hà Lan, bạn cần chứng nhận lãnh sự giấy tờ đó, tức là mang đến Bộ Ngoại giao Việt Nam (cụ thể là Sở Ngoại vụ TP HCM hoặc Cục Lãnh sự Hà Nội) để được chứng thực chữ ký và con dấu trên giấy tờ đó.

Bạn sẽ không cần mang giấy tờ đã được Sở Ngoại vụ TP HCM hoặc Cục Lãnh sự Hà Nội chứng nhận lên cơ quan ngoại giao của Hà Lan để chứng thực vì theo quy định tại Công hàm số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015, các giấy tờ do Việt Nam cấp, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

👉 Thủ tục này gọi là chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết ngay bên dưới.

2. Làm thế nào để sử dụng giấy tờ của Hà Lan tại Việt Nam

Để sử dụng giấy tờ, tài liệu của Hà Lan tại Việt Nam, bạn sẽ cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan, tức là:

• Chứng nhận lãnh sự tại Trung tâm dịch vụ lãnh sự (Consular Service Center – CDC) thuộc Bộ Ngoại giao Hà Lan, và
• Dịch thuật và Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Hà Lan.

👉 Bạn có thể tìm hiểu quy trình cụ thể ngay bên dưới của bài viết này.

3. Các giấy tờ thường được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan?

Việc hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Hà Lan thường được thực hiện nhằm các mục đích thương mại và cá nhân như

• xin việc,
• di cư,
• đăng ký kết hôn,
• xin con nuôi,
• ký kết hợp đồng,
• xuất nhập khẩu
•  ….

Nên các loại giấy tờ cần hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Hà Lan cũng có thể được chia làm 02 loại tương ứng, cụ thể như sau:

Giấy tờ thương mại	Giấy tờ cá nhân
Giấy chứng nhận đầu tư Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Chứng nhận xuất xứ Chứng nhận chất lượng Chứng nhận y tế Hợp đồng, thỏa thuận Báo cáo tài chính, Hóa đơn thương mại  …	Giấy khai sinh Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn Giấy chứng nhận độc thân Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm Lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe Xác nhận kinh nghiệm, Giấy khám sức khỏe …..

4. Thủ tục chứng nhận giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan khá đơn giản, được thực hiện theo 02 bước như sau:

👉 Bước 1: Công chứng/dịch thuật công chứng

Bạn mang bản gốc hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Hà Lan đi dịch thuật công chứng sang tiếng Hà Lan hoặc tiếng Anh tại Văn phòng dịch thuật công chứng Nhà nước hoặc Bộ Tư Pháp. 

Lưu ý: 

• Trường hợp văn bản cần chứng nhận lãnh sự là song ngữ Việt Anh thì không cần dịch
• Nếu yêu cầu dịch, tài liệu phải do dịch giả đã tuyên thệ dịch,
• Trường hợp không dịch được sang tiếng Hà Lan có thể dịch sang tiếng Anh, Pháp, Đức

👉 Bước 2: Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Trước tiên, bạn cần hoàn thành tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự online tại

• đây để chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự Hà Nội nếu giấy tờ đó được cấp tại các tỉnh thành từ Đà Nẵng trở ra các tỉnh phía Bắc, hoặc
• đây để chứng nhận lãnh sự tại Sở ngoại vụ TP HCM nếu giấy tờ đó được cấp tại các tỉnh thành từ Quảng Ngãi trở vào các tỉnh phía Nam.

Nếu khai online, bạn cần in tờ khai đó để bổ sung vào hồ sơ.

Sau đó, bạn chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

• Bản gốc + 01 bản photo giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự;
• Bản gốc + 01 bản photo bản công chứng/dịch thuật công chứng;
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Ngoại vụ TP HCM hoặc Cục Lãnh sự Hà Nội; HOẶC 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

 Tiếp theo, bạn nộp hồ sơ để được chứng nhận lãnh sự tại một trong các địa chỉ sau:

• Cục lãnh sự Hà Nội – Bộ ngoại giao Việt Nam: 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội nếu giấy tờ đó được cấp tại các tỉnh thành từ Đà Nẵng trở ra các tỉnh phía Bắc;
• Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh nếu giấy tờ đó được cấp tại các tỉnh thành từ Quảng Ngãi trở vào các tỉnh phía Nam;

Sau khoảng 1-5 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được kết quả giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Đến đây, bạn đã hoàn tất thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ của Việt Nam, và hoàn toàn có thể mang giấy tờ này sang sử dụng hợp pháp tại Hà Lan.

4.1 Chứng nhận lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan mất bao lâu?

Thời gian chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan sẽ mất khoảng 1-5 ngày, hoặc lâu hơn tùy theo tài liệu. Ngoài ra, bạn sẽ mất thêm thời gian dịch thuật công chứng và thời gian chuyển phát nếu bạn nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện.

4.2 Phí chứng nhận lãnh sự giấy tờ Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam hết bao nhiêu tiền?

Tổng chi phí hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu Việt Nam mang sang Hà Lan sử dụng gồm:

• Phí dịch thuật công chứng: tuỳ vào loại tài liệu và số lượng
• Phí chứng nhận lãnh sự của Cục Lãnh sự Hà Nội/Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 30.000 VND/bản
• Phí chuyển phát (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện)

Lưu ý: Thanh toán bằng tiền mặt đồng Việt nam (VND).

5. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam

Hiện nay, mặc dù Hà Lan nằm trong khối các nước Apostille, nhưng Việt Nam lại không thuộc khối này. Do đó, tất cả các giấy tờ của Hà Lan, muốn sử dụng tại Việt Nam, đều phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ, bao gồm:

• Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Hà Lan, và
• Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Hà Lan.

Tham khảo: Apostille là gì? Sự khác biệt giữa Apostille và Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization)

Toàn bộ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan này được thực hiện tại Hà Lan, cụ thể như sau:

👉 Bước 1: Chứng nhận lãnh sự bởi Cơ quan có thẩm quyền nơi tài liệu được ban hành

Đầu tiên, bạn cần mang bản gốc giấy tờ do Hà Lan cấp cần sử dụng tại Việt Nam đến cơ quan có thẩm quyền tại nơi cấp giấy tờ đó. Cơ quan đó có thể là:

• Toà án Quận,
• Phòng Thương mại,
• Cơ quan quản lý giáo dục (DUO),
• … 

phụ thuộc vào:

• Loại tài liệu bạn cần chứng thực,
• Các thoả thuận giữa Hà Lan và Việt Nam

Sau đây là các trường hợp cụ thể:

Loại hồ sơ	Cơ quan chứng thực
Chứng từ, hồ sơ kinh doanh tiếng Hà Lan	Chứng thực tại Phòng Thương Mại Hà Lan (Kamer van Koophandel; KvK) nơi công ty đăng ký kinh doanh
Bản sao hộ chiếu Hà Lan	công chứng tại Văn phòng công chứng của Hà Lan, sau đó xin Tòa Án Quận chứng thực
Giấy tờ hộ tịch do Chính Phủ Hà Lan cấp, bao gồm giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận độc thân	chứng thực tại chính quyền địa phương nơi cấp. Viên chức được ủy quyền sẽ ký tên vào tài liệu của bạn để chứng thực
Giấy xác nhận cư trú do Tổng Cục Quản Lý Hải quan và Thuế cấp	chứng thực của Bộ Tài Chính, Tổng cục Quản Lý Hải Quan và Thuế
Văn bản pháp lý	tùy vào loại văn bản mà các thủ tục sẽ có sự thay đổi. Tuy nhiên, hầu hết bạn cần công chứng tại Văn phòng công chứng hợp lệ, sau đó xin chứng thực tại Tòa Án Quận.
Hồ sơ, giấy tờ y tế	tùy vào loại tài liệu mà thủ tục sẽ khác nhau. Cơ quan chứng thực có thể là: Giấy chứng nhận y tế do bác sĩ đa khoa hoặc bác sĩ chuyên khoa cấp: chứng thực tại Cơ quan thông tin Trung ương về chăm sóc sức khỏe (CIBG) Chứng nhận dược: chứng thực tại Văn phòng Hành chính Trung ương về Bảo hiểm Y tế Đặc biệt (CAK) Hộ chiếu thú cưng và chứng chỉ thú y: chứng thực tại cơ sở dịch vụ thú y nơi bác sĩ thú y đăng ký. Xem chi tiết tại đây.

👉 Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Trung tâm Dịch vụ Lãnh sự (CDC) – Bộ ngoại giao Hà Lan

Đầu tiên, bạn sẽ cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu. Nếu bạn muốn nhận kết quả qua đường bưu điện thì bổ sung thêm 01 phong bì có ghi rõ tên, địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại vào bộ hồ sơ.

• Lưu ý: Trung tâm dịch vụ lãnh sự – Bộ Ngoại giao Hà Lan có thể không hợp pháp hoá cho tài liệu được cấp quá 12 tháng, trừ văn bằng, chứng chỉ. Do vậy, nếu giấy tờ bạn cần chứng nhận lãnh sự tại Hà Lan không phải là văn bằng và/hoặc chứng chỉ, được cấp quá 12 tháng hoặc bạn không chắc tài liệu của mình có đù điều kiện để được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Hà Lan hay không, bạn có thể gửi bản scan tài liệu đến địa chỉ email: [email protected].

Tiếp theo, bạn nộp hồ sơ đến Trung tâm Dịch vụ Lãnh sự (CDC) của Hà Lan theo 02 hình thức dưới đây:

a. Nộp trực tiếp:

• Bạn hoặc người được ủy quyền sẽ mang hồ sơ tới quầy lễ tân của Trung tâm dịch vụ lãnh sự CDC Hà Lan tại địa chỉ: Rijnstraat 8, 2515 XP, Den Haag – ĐT: +31 247 247 247
• Thời gian nộp hồ sơ: 09:00 đến 12:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày nghỉ lễ)
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự của CDC trung bình là 01 giờ hoặc có thể lâu hơn nếu có trên 20 tài liệu. 

Lưu ý

• Bạn nên nộp hồ sơ trước 11:30 để nhận được kết quả trong ngày.
• Nếu nộp hồ sơ sau 11:30, thông thường bạn sẽ được kết quả sau 09:00 vào ngày làm việc tiếp theo

b. Nộp hồ sơ qua đường bưu điện:

• Bạn gửi hồ sơ đã chuẩn bị tới địa chỉ địa chỉ Postbus 20061, 2500 EB, Den Haag.
• Bạn sẽ nhận được kết quả chứng nhận lãnh sự của CDC qua đường bưu điện, trong vòng 5-7 ngày làm việc. 

Lưu ý:

• Không gửi lệ phí kèm trong phong bì. Sau khi CDC nhận được hồ sơ của bạn sẽ gửi email thông báo số tiền bạn cần trả qua phương thức thanh toán điện tử.

👉 Bước 3: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt và Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hà Lan

• Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu để xin tem hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tiếng Hà Lan tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hà Lan
• Nộp hồ sơ tại
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan
    • Địa chỉ: Gravenhage: Javastraat 1 12585AA ‘s-Gravenhage
    • ĐT: +31 70 364 89 17 
  • Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hà Lan
    • Địa chỉ: Tt. Vasumweg 1311033SG Amsterdam
    • Fax: +31 20 631 57 91
• Thời gian nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự: 09:00 đến 12:00 – thứ Hai và thứ Tư

Lưu ý: Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan không yêu cầu đặt lịch hẹn online trước khi nộp hồ sơ.

Sau khi nhận được giấy tờ đã có tem hợp pháp hóa lãnh sự của ĐSQ/LSQ Việt Nam tại Hà Lan là bạn đã có thể mang giấy tờ này sang Việt Nam sử dụng.

5.1 Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Hà Lan mất bao lâu?

Tổng thời gian hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hà Lan bao gồm:

• Thời gian Chứng thực của cơ quan có thẩm quyền: tuỳ thuộc vào cơ quan phụ trách
• Thời gian Chứng nhận lãnh sự của Trung tâm Dịch vụ lãnh sự Hà Lan: 01 giờ làm việc nếu nộp trực tiếp hoặc 5 – 7 ngày nếu nộp qua đường bưu điện.
• Thời gian Hợp pháp hoá lãnh sự Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hà Lan: từ 1 – 5 ngày làm việc tùy thuộc vào số lượng giấy tờ.

5.2. Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Hà Lan hết bao nhiêu?

Dưới đây là chi tiết các khoản phí hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan nếu bạn muốn mang giấy tờ Hà Lan sang Việt Nam sử dụng:

• Phí chứng nhận lãnh sự của Trung tâm Dịch vụ lãnh sự (CDC) Hà Lan: 10 EUR/tài liệu.
• Phí chuyển phát nhận kết quả chứng nhận lãnh sự của CDC (nếu nộp hồ sơ theo đường bưu điện). Nếu chuyển phát trong địa phận Vương quốc Hà Lan phí chuyển phát là € 9,05.
• Phí hợp pháp hoá lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan: 10 USD/bản.

6. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan

Bạn đang có giấy tờ/tài liệu cần sử dụng tại Hà Lan hoặc bạn đang có giấy tờ, tài liệu của Hà Lan cần sử dụng tại Việt Nam. Nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm, hãy sử dụng dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan của Vietnam-visa.

Tại Vietnam-visa, chúng tôi hiểu rõ loại giấy tờ của bạn cũng như quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan tương ứng với loại giấy tờ đó, để đảm bảo các giấy tờ đó được trình lên đúng các cơ quan chức năng để nhận được kết quả trong thời gian ngắn nhất và đảm bảo giấy tờ của bạn có thể sử dụng hợp pháp tại quốc gia đích.

Trọn gói dịch vụ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan của chúng tôi bao gồm:

Gói dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan ✅ Chứng thực ✅ Chứng nhận lãnh sự tại Trung tâm dịch vụ lãnh sự CDC ✅ Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Hà Lan ✅Dịch thuật ra tiếng Việt

Gói dịch vụ Chứng nhận lãnh sự Hà Lan ✅ Dịch thuật công chứng ra tiếng Anh / Hà Lan ✅ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam

Chúng tôi có văn phòng ở cả Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, rất thuận tiện cho bạn liên hệ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong dù bạn ở bất kỳ tỉnh thành nào.

• Tầng 23, Tòa nhà Vinaconex 9, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Phòng 403, Toà nhà Win home, 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Quận Phú nhuận, TP Hồ Chí Minh