Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh – Thủ tục & Dịch vụ

Cập nhật lần cuối: Jul 12, 2024

Trong xu thế hội nhập toàn cầu hiện nay, hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là điều rất quan trọng bởi giấy khai sinh xuất hiện trong rất nhiều loại thủ tục, hồ sơ.

Vậy thực tế,

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là gì?
Có trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh không?
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh cần được thực hiện theo những bước nào?

Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là gì?

Dựa theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính Phủ, chúng ta hoàn toàn có thể hiểu rằng: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là việc cơ quan chức năng có thẩm quyền của nước sử dụng chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy khai sinh của cán bộ của nước cấp, để có thể sử dụng giấy đó hợp lệ tại nước sử dụng. Tuy nhiên, trước khi được hợp pháp hóa lãnh sự, giấy khai sinh đó phải được cán bộ có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận lãnh sự.

Nói một cách dễ hiểu thì:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh do Việt Nam cấp để sử dụng tại nước ngoài là việc cơ quan chức năng có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy khai sinh đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận lãnh sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh do nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, và chức danh trên giấy khai sinh đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận lãnh sự.

Về nguyên tắc, việc hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh chỉ chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh, không chứng thực nội dung của văn bản.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh để làm gì?

Hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh là yêu cầu cần thiết và bắt buộc phải có trong một số thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài.

Một số hồ sơ yêu cầu hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh như:

Hồ sơ xin đi du học, định cư, sinh sống dài hạn ở nước ngoài
Kết hôn với người nước ngoài
Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam
Người nước ngoài muốn xin nhận con nuôi tại Việt Nam
…

3. Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

Nhu cầu của việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh ngày càng lớn khi thế giới mở cửa. Việc này thường khá mất thời gian chờ đợi. Tuy nhiên không phải tất cả hồ sơ nào cũng yêu cầu.

Trong một số trường hợp, việc hợp thức hóa giấy tờ này có thể được miễn, cụ thể như sau:

Giấy khai sinh được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam mà nước liên quan đều là thành viên theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy khai sinh được chuyển giao trực tiếp hoặc qua ngoại giao giữa những cơ quan có thẩm quyền với nhau.
Giấy khai sinh được miễn chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong một số hồ sơ theo quy định của luật pháp Việt Nam.
Khi cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài không yêu cầu.

Hiện nay, có 30 quốc gia trên thế giới mà Việt Nam đang ký hiệp định tương trợ tư pháp và hiệp định lãnh sự liên quan đến vấn đề miễn hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó có giấy khai sinh.

Xem chi tiết tại đây.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh?

Thông thường, quy trình hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh sẽ bao gồm 02 bước. Tuy nhiên, cơ quan liên hệ tại các bước sẽ khác nhau, tùy theo giấy khai sinh đó được hợp thức hóa lãnh sự tại nước cấp hay nước sử dụng.

👉Bước 1: Chứng nhận lãnh sự

Cơ quan bạn cần liên hệ để chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh là:

Nếu chứng nhận lãnh sự tại nước cấp giấy khai sinh: Liên hệ với bộ phận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, ví dụ:
- tại Việt Nam: Cục lãnh sự Hà Nội, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh
- tại Hong Kong: Tòa án tối cao Hong Kong
- tại Anh: Phòng Hợp pháp hóa – Văn phòng Đối ngoại và Thịnh vượng chung
Nếu chứng nhận lãnh sự tại nước sử dụng: Liên hệ với Bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước cấp tại nước sử dụng.

Hồ sơ được chuẩn bị theo yêu cầu của cơ quan chứng nhận lãnh sự.

👉Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự:

Cơ quan bạn cần liên hệ để chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh là:

Nếu hợp pháp hóa lãnh sự tại nước cấp giấy khai sinh: Bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng đặt tại nước cấp
Nếu hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sử dụng: Bộ phận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền của nước sử dụng.

Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị theo yêu cầu của cơ quan chứng nhận lãnh sự.

Trên đây là quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh thông thường. Tuy nhiên, có thể có những quốc gia có thể có những yêu cầu khác nhau về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu cụ thể một số nước như sau:

5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh khá tốn thời gian và nhiều các thủ tục. Vietnam-Visa sẽ giúp bạn hoàn thành các thủ tục chỉ qua các bước sau:

Bước 1: Nhận giấy khai sinh từ khách hàng và dịch thuật sang ngôn ngữ yêu cầu (nếu cần).
Bước 2: Lấy tem chứng nhận các lãnh sự giấy khai sinh.
Bước 3: Lấy tem hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh.
Bước 4: Trả lại hồ sơ đã lấy đầy đủ các tem cho khách hàng.

Lựa chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Vietnam-Visa để quý khách hàng nhận được sự hài lòng tuyệt đối:

Tư vấn khách hàng các vấn đề liên quan đến hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh miễn phí.
Kiểm tra, đánh giá tính pháp lý, giá trị của các loại tài liệu, giấy tờ.
Hỗ trợ trọn gói thủ tục hợp thức hóa lãnh sự (dịch thuật, tờ khai theo form, công chứng,…)
Chi phí hợp lý.
Giao kết quả tận nơi.