Hồ sơ và thủ tục Apostille/Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Bạn cần dùng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam hoặc mang giấy tờ Việt Nam ra nước ngoài? Trước khi chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, hãy kiểm tra giấy tờ có được miễn thủ tục hoặc dùng Apostille hay không.

Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam. Giấy tờ công có Apostille hợp lệ, thuộc quan hệ áp dụng giữa nơi cấp và nơi sử dụng, được miễn chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi Công ước. Các hồ sơ khác vẫn cần xem xét thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc căn cứ miễn riêng.

Bài viết này cung cấp cho bạn tất cả thông tin về Apostille/Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự mà bạn đang quan tâm.

1. Apostille là gì?

Apostille là chứng nhận nguồn gốc của giấy tờ công, xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách người ký và con dấu nếu có. Giấy tờ công có thể là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp, văn bản công chứng hoặc phần xác nhận chính thức trên tài liệu. Apostille không xác nhận nội dung giấy tờ và không bảo đảm hồ sơ chuyên ngành được chấp thuận.

Không phải mọi nước tham gia Công ước đều đã có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Hy Lạp, Đức, Áo và Cộng hòa Séc phản đối việc gia nhập của Việt Nam; hồ sơ liên quan các nước này cần kiểm tra thủ tục lãnh sự và căn cứ miễn phù hợp. Thái Lan có ngày hiệu lực ghi trên bảng HCCH là 28/02/2027, nên chưa thể mặc định dùng Apostille cho tất cả mọi loại giấy tờ từ các quốc gia khác.

Những nhóm dưới đây có thể cần Apostille khi dùng ở nước ngoài và đáp ứng điều kiện áp dụng. Việc tiếp nhận phụ thuộc vào nguồn gốc, cách cấp hoặc xác nhận và loại bản bạn đang có.

Nhóm giấy tờ	Ví dụ
Hộ tịch	Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng độc thân, trích lục hộ tịch
Giáo dục	Bằng cấp, văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm, giấy xác nhận kết quả học tập/nghiên cứu
Tư pháp	Phiếu lý lịch tư pháp, bản án, quyết định, một số văn bản tố tụng/thi hành án
Y tế	Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa
Công chứng / chứng thực	Bản sao, bản dịch đã công chứng; chứng thực chữ ký, hợp đồng/giao dịch

Lưu ý: Hợp đồng tự ký giữa các bên, thư mời, thư giải trình, CV, bảng lương hoặc tài liệu do cá nhân/doanh nghiệp tự lập chưa qua công chứng/chứng thực/xác nhận theo thẩm quyền KHÔNG mặc nhiên được xem là giấy tờ công.

⁉️ Chưa chắc giấy tờ của mình thuộc trường hợp nào? Gửi bản scan cho chúng tôi, đội ngũ sẽ kiểm tra miễn phí trong vòng 4 giờ làm việc.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan này có thể là:

• Tại Việt Nam:
  • Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam,
  • Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

3. Chứng nhận lãnh sự là gì?

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cũng chính là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam như đã đề cập ở trên.

Hiện nay, cũng có rất nhiều thủ tục hành chính cần phải chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam, bao gồm:

• Xin việc tại nước ngoài,
• Xin định cư tại nước ngoài,
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài,
• Xin nhập tịch nước ngoài,
• …..

4. Cơ sở pháp luật quy định về Apostille/ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

• Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 111/2011/NĐ-CP
• Nghị định 293/2026/NĐ-CP (hiệu lực 11/09/2026) hướng dẫn thực hiện Công ước Apostille tại Việt Nam
• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
• Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

5. Giấy tờ thường cần Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự

Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thì các giấy tờ sau thường cần Apostille hoặc HPHLS/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước ngoài:

• Bằng cấp và chứng chỉ;
• Lý lịch tư pháp;
• Đăng ký kết hôn;
• Giấy khám sức khỏe,
• HPHLS Giấy khai sinh,
• ……

Lưu ý: Có những giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận Apostille, lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu:

• bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
• giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.;
• có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc;
• có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

6. Phí hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.

Lưu ý:

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ),
• Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam/hoặc nước ngoài, thì bạn cần phải thêm chi phí chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
• Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:
  • phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
  • được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó;
  • được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.

7. Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn, chúng ta có thể thấy được, các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự/cấp Apostille giấy tờ cấp tại nước ngoài hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam là:

• Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội
  • Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
  • Điện thoại: 024 3799 3125
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM
  • Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh,
  • Điện thoại: 028 3822 4224
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cơ quan này thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

8. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự

Theo Khoản 5  và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là:

• 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc
• không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
• có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Ngoài ra, bạn còn cần thời gian xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp (nếu là giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (nếu là giấy tờ cấp tại Việt Nam).

9. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Dưới đây là trọn bộ hồ sơ bạn cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, được quy định cụ thể tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (download) hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Xem chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại đây.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
•  01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

• tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online;
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch nêu trên;
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

10. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Tại phần này, Vietnam-visa sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam, cũng như quy trình chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài.

Quy trình Apostille

👉Bước 1: Chứng nhận Apostille

Trong bước này,

• Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm Giấy tờ công bản gốc (hoặc bản sao/trích lục hợp lệ tùy loại giấy tờ) + tờ khai đề nghị Apostille (mẫu riêng — không dùng mẫu LS/HPH-2012/TK của HPHLS) + bản chính hoặc bản sao giấy tờ tùy thân.
• Sau đó, bạn mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền như Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội) nếu giấy tờ phát sinh/cư trú ở khu vực phía Bắc, hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM (184 bis Pasteur, Quận 1) nếu ở khu vực phía Nam. Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện, không phải qua Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài như quy trình HPHLS
• Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận Apostille, bạn sẽ dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Bạn không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.

👉Bước 2: Dịch thuật công chứng (nếu cần)

Dịch thuật công chứng giấy tờ đã Apostille sang ngôn ngữ mà nước sử dụng yêu cầu, trước khi nộp cho cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Để có thể sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thực hiện 02 bước sau:

👉Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài

Công tác chứng thực này được thực hiện tại:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

👉Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự

Trong bước này,

• Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
• Sau đó, bạn mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.
• Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Bạn không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Để có thể sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, bạn cần thực hiện quy trình sau:

👉Bước 1: Chứng nhân lãnh sự:

Bạn chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự nêu tại mục Hồ sơ ở trên. Sau đó, bạn mang hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam để chứng nhận lãnh sự.

👉Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự:

Bạn mang giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cùng hồ sơ yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà bạn sẽ sử dụng giấy tờ đỏ để hợp pháp hóa lãnh sự.

Cơ quan đó có thể là:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

tùy theo quy định của từng quốc gia.

👉 Xem ngay

• Hợp pháp hóa lãnh sự Anh (UK)
• Hợp pháp hóa lãnh sự Ấn Độ
• Hợp pháp hóa lãnh sự Canada
• Hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan
• Hợp pháp hóa lãnh sự Đức
• Hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan
• Hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc
• Hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong
• Hợp pháp hóa lãnh sự Macao
• Hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia
• Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ (Hoa Kỳ)
• Hợp pháp hóa lãnh sự Philippines
• Hợp pháp hóa lãnh sự Singapore
• Hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha
• Hợp pháp hóa lãnh sự Thái Lan
• Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc

11. Dịch vụ Apostille/Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Nếu không đủ thời gian để tìm hiểu kỹ lương về quy trình, thủ tục Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, hoặc không có thời gian để thực hiện các thủ tục này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự của Vietnam-visa để hạn chế tối đa sai sót.

👉Xem ngay: Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, Dịch vụ chứng nhận Apostille

Với kinh nghiệm 19+ năm, cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và mạng lưới đối tác khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tất cả các giấy tờ cấp tại nước ngoài cũng như Việt Nam.

Vietnam-visa cam kết:

• Tư vấn chính xác thủ tục Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự
• Cập nhập nhanh chóng các thông tin về tiến độ, quy trình làm việc của các cơ quan chức năng
• Tối ưu thời gian và chi phí làm việc
• Đảm bảo tính chính xác, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng
• Cam kết bảo mật hoàn toàn thông tin khách hàng.

Liên hệ để được tư vấn cùng chuyên gia Vietnam-visa:

• Hotline/Zalo: 0387.285.099
• Zalo Official: VietnamVisa
• Văn phòng Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Từ Liêm.
• Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 6, Tòa Nhà VIPD, số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Sài Gòn.