Hồ sơ và thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Cập nhật lần cuối: Jun 13, 2024

Bài viết này cung cấp cho bạn tất cả thông tin về Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự mà bạn đang quan tâm.

Bạn đang có nhu cầu sử dụng giấy tờ cấp tại Việt Nam, hoặc đang muốn sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp tại Việt Nam, chắc hẳn bạn sẽ biết đến cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” và “chứng nhận lãnh sự”.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng các bạn làm rõ:

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Chứng nhận lãnh sự là gì?
Pháp luật quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự như thế nào?
Giấy tờ thường được Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?
Hợp pháp hóa lãnh sự hết bao nhiêu tiền?
Hồ sơ xin Hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm những giấy tờ gì?
Điều kiện về hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự?
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?

Mục lục

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan này có thể là:

Tại Việt Nam:
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam,
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc
Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Hiện nay, rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài,
Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam,
Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam,
Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam,
Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam,
….

2. Chứng nhận lãnh sự là gì?

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cũng chính là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam như đã đề cập ở trên.

Hiện nay, cũng có rất nhiều thủ tục hành chính cần phải chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam, bao gồm:

Xin việc tại nước ngoài,
Xin định cư tại nước ngoài,
Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài,
Xin nhập tịch nước ngoài,
…..

3. Cơ sở pháp luật quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

4. Giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự

Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thì các giấy tờ sau là các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước ngoài:

HPHLS Bằng cấp và chứng chỉ;
HPHLS Lý lịch tư pháp;
HPHLS Đăng ký kết hôn;
HPHLS Giấy khám sức khỏe,
HPHLS Giấy khai sinh,
……

Lưu ý: Có những giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu:

bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.;
có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc;
có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

5. Phí hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.

Lưu ý:

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ),
Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam/hoặc nước ngoài, thì bạn cần phải thêm chi phí chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:
- phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó;
- được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.

6. Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn, chúng ta có thể thấy được, các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam là:

Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội
- 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
- 024 3799 3125
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM
- số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh,
- 028 3822 4224
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cơ quan này thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

7. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự

Theo Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là:

01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc
không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ., tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Ngoài ra, bạn còn cần thời gian xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp (nếu là giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (nếu là giấy tờ cấp tại Việt Nam).

8. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Dưới đây là trọn bộ hồ sơ bạn cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, được quy định cụ thể tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (download) hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Xem chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại đây.
Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

Mẫu Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online;
Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm chứng nhận;
01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch nêu trên;
01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

9. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Tại phần này, Vietnam-visa sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam, cũng như quy trình chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Để có thể sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thực hiện 02 bước sau:

👉Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài

Công tác chứng thực này được thực hiện tại:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

👉Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự

Trong bước này,

Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
Sau đó, bạn mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.
Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Bạn không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.

Mẫu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Anh để sử dụng tại Việt Nam

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Để có thể sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, bạn cần thực hiện quy trình sau:

👉Bước 1: Chứng nhân lãnh sự:

Bạn chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự nêu tại mục Hồ sơ ở trên. Sau đó, bạn mang hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam để chứng nhận lãnh sự.

👉Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự:

Bạn mang giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cùng hồ sơ yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà bạn sẽ sử dụng giấy tờ đỏ để hợp pháp hóa lãnh sự.

Cơ quan đó có thể là:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

tùy theo quy định của từng quốc gia.

👉 Xem ngay

10. Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Nếu không đủ thời gian để tìm hiểu kỹ lương về quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, hoặc không có thời gian để thực hiện các thủ tục này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự của Vietnam-visa để hạn chế tối đa sai sót.

👉Xem ngay:

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Với kinh nghiệm trên 10 năm, cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và mạng lưới đối tác khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tất cả cá giấy tờ cấp tại nước ngoài cũng như Việt Nam.

Chúng tôi cam kết:

Chi phí cạnh tranh nhất,
Thời gian nhanh nhất.

Liên hệ để được tư vấn cùng chuyên gia Vietnam-visa:

Hotline/Zalo: +84.946.583.583
Văn phòng Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 2, Tòa Nhà VIPD, số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh