Apostille là gì – Phân biệt Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự

Bài viết này sẽ cho bạn biết Apostille là gì, và phân biệt cho bạn sự giống và khác nhau giữa Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự, từ đó để bạn biết Việt Nam có cung cấp Apostille hay không, và giấy tờ nước ngoài đã được Apostille có được sử dụng tại Việt Nam không?

Hiện nay, nhu cầu sử dụng giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam cũng như nhu cầu sử dụng giấy tờ của Việt Nam tại nước ngoài đang ngày càng gia tăng do những nhu cầu tất yếu trong xu hướng dịch chuyển ngày nay.

Khi bạn có nhu cầu này, ắt hẳn bạn sẽ tìm hiểu quy trình, khi đó hẳn bạn sẽ bắt gặp các cụm từ như Apostille hay Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy thì giấy tờ của bạn cần Apostille hay Legalization hay cả hai? Hai từ này có gì giống và khác nhau để giúp bạn có thể phân biệt giữa Apostille và Legalization? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cực chi tiết trong bài viết này.

1. Apostille là gì?

Chắc chắn Apostille nghĩa là gì là câu hỏi rất nhiều người thắc mắc khi lần đầu tiên bắt gặp thuật ngữ này.

“Apostille” là một thuật ngữ có nguồn gốc tiếng Pháp có nghĩa là chứng nhận (certification). Nếu một giấy tờ được dán tem chứng nhận Apostille, thì chứng tỏ giấy tờ đó là giấy tờ thật, không phải là giấy tờ giả mạo.

Chứng nhận Apostile xác nhận chữ ký và con dấu đóng trên giấy tờ công để giấy tờ đó có thể được sử dụng tại một trong các quốc gia ký Công ước LaHay (công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài). Cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille thường là Bộ Ngoại giao của của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần sử dụng.

👉 Download toàn bộ nội dung Công ước La Hay năm 1961.

Danh sách các quốc gia thành viên của Công ước La Hay

Hiện nay có 120 quốc gia đã ký kết công ước La Hay để miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ của các nước khi sử dụng trong khối.

Các quốc gia này bao gồm:

Như vậy, chứng nhận Apostille chỉ có hiệu lực sử dụng tại các quốc gia thành viên theo công ước La Hay. Trong khi đó, theo bảng trên, Việt Nam chưa phải là thành viên của Công ước LaHay (Hague), nên để sử dụng giấy tờ đã được Apostille, đương đơn sẽ tiếp tục phải thực hiện một bước nữa tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài. Bước này gọi là Hợp pháp hóa lãnh sự – Legalization.

Giấy tờ, tài liệu được chứng nhận Apostille

Không phải tất cả các loại giấy tờ của các quốc gia thành viên ký kết Công ước La Hay đều có thể được chứng nhận Apostile.

Về cơ bản, các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille được chia thành 02 loại như sau:

• Giấy tờ công có chữ ký của một cán bộ công chức nhà nước, ví dụ:
  • Giấy đăng ký kết hôn,
  • Giấy khai sinh,
  • Giấy chứng tử,
  • Giấy đăng ký kinh doanh,
  • Án lệnh,
• Giấy tờ đã được công chứng viên hoặc Ủy viên tuyên thệ ký tên.

Tuy nhiên, các giấy tờ sau không được chứng nhận apostille:

• Giấy tờ được lập bởi viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao
• Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến các hoạt động hải quản hoặc thương mại.

Lợi ích của chứng nhận Apostille

Rõ ràng, với việc không cần phải thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đủ điều kiện được chứng nhận Apostille khi sử dụng các giấy tờ này tại các quốc gia ký kết công ước La Hay, người sở hữu giấy tờ đã có thể rút ngắn được nửa quy trình cần thực hiện khi sử dụng giấy tờ tại nước ngoài. Nhờ đó mà tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như công sức tìm hiểu và thực hiện thủ tục.

2. Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ tài liệu chứng thực con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài cần sử dụng tại quốc gia đó.

Bước này được thực hiện sau khi giấy tờ, tài liệu đó đã được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận lãnh sự (hoặc Apostille nếu đó là giấy tờ đủ điều kiện được chứng nhận Apostille).

Đối với các quốc gia chưa ký công ước La Hay như Việt Nam, thì đây là bước bắt buộc cần thực hiện, trừ khi giấy tờ, tài liệu đó thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sư theo quy định.

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự có thể là:

• Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước sử dụng giấy tờ, tài liệu; HOẶC
• Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ, tài liệu đặt tại nước cấp giấy tờ, tài liệu đó.

3. Apostille và legalization khác nhau như thế nào?

Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách phân biệt Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự.

Như đã nói ở trên, có 02 quy trình cần thực hiện để có thể sử dụng giấy tờ, tài liệu tại một nước không phải nước cấp, đó là Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự. Việc bạn cần thực hiện quy trình nào sẽ phụ thuộc vào loại giấy tờ, quốc gia cấp, và quốc gia sử dụng;

• Apostille:
  • Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille, nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia thành viên của công ước La Hay, bạn chỉ cần xin tem chứng nhận Apostille.
  • Ví dụ, nếu bạn có giấy khai sinh cấp tại Anh và đang muốn sử dụng giấy tờ đó tại Hàn Quốc, thì bạn chỉ cần xin chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung là có thể sử dụng giấy tờ đó tại Hàn Quốc.
• Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự
  • Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille, nhưng nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia không phải là thành viên của công ước La Hay, thì bạn cần xin tem chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp. Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng giấy khai sinh của Anh tại Việt Nam, bạn sẽ cần chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại Anh.
  • Đối với các giấy tờ không đủ điều kiện được chứng nhận Apostille, hoặc nước cấp không thuộc khối công ước La Hay, thì bạn sẽ cần xin tem chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp. Ví dụ, các giấy tờ của Thái Lan muốn sử dụng tại Việt Nam sẽ cần chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Thái Lan trước, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Thái Lan.

Như vậy, khi bạn sử dụng giấy tờ trong khối công ước La Hay, thì giấy tờ, tài liệu được chứng nhận Apostille sẽ không phải trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) tại Đại sứ quán của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng.

Như vậy, bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về Apostille và legalization (hợp pháp hóa lãnh sự). Hy vọng, với những thông tin này, bạn đã không còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm Apostille và legalization.

Do Việt Nam không phải là thành viên của công ước La Hay, nên trừ các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, thì mọi giấy tờ nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam và ngược lại đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, đây lại là một thủ tục không hề dễ dàng và tốn nhiều công sức, đặc biệt là đối với người lần đầu tiên làm hợp pháp hóa lãnh sự hoặc không có thời gian, vì mỗi quốc gia lại có những quy định về hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự khác nhau.

Để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cơ hội của bạn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Vietnam-visa. Chúng tôi đã hỗ trợ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự cho rất nhiều giấy tờ từ Việt Nam hoặc các quốc gia khác trên toàn thế giới.

Hãy gọi/zalo +84.946.583.583 hoặc email về địa chỉ [email protected] để được tư vấn trực tiếp.